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一旦決定了參加某一個(gè)展覽會(huì)，則要即刻開(kāi)始積極籌備。展覽會(huì)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，千頭萬(wàn)緒，需要考慮的問(wèn)題很多。怎樣才能合理使用人力、財(cái)力和精神呢？有人對(duì)展覽會(huì)上的參觀(guān)者作了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)影響他們記憶的因素主要有六條，建議展出者不妨從這里入手：
1．展品選擇展品質(zhì)展出者能給參觀(guān)者留下印象的重要因素。在參觀(guān)者的記憶因素中，“展品有吸引力”占到39％的比重，應(yīng)予重點(diǎn)考慮。選擇展品有三條原則，即針對(duì)性、代表性和獨(dú)特性。針對(duì)性是指展品要符合展出的目的、方針、性質(zhì)和內(nèi)容；代表性是指展品要能體現(xiàn)展出者的技術(shù)水平、生產(chǎn)能力及行業(yè)特點(diǎn)；獨(dú)特性則是指展品要有自身的獨(dú)特之處，以便和其它同類(lèi)產(chǎn)品區(qū)分開(kāi)來(lái)。
2．展示方式展品本身大部分情況下并不能說(shuō)明全部情況、顯示全部特征，需要適應(yīng)圖表、資料、照片、模型、道具、模特或講解員等真人實(shí)物，借助裝飾、布景、照明、視聽(tīng)設(shè)備等手段，加以說(shuō)明、強(qiáng)調(diào)和渲染。展品如果是機(jī)械或儀器要考慮安排現(xiàn)場(chǎng)示范，甚至讓參觀(guān)者親自動(dòng)手；如果是食品飲料，要考慮讓參觀(guān)者現(xiàn)場(chǎng)品嘗，并準(zhǔn)備小包裝免費(fèi)派發(fā)；如果是服裝或背包，則要使用模特展示，或安排專(zhuān)場(chǎng)表演。這些都是為了引起參觀(guān)者的興趣，增加他們的購(gòu)買(mǎi)欲望。
3．展臺(tái)設(shè)計(jì)展臺(tái)設(shè)計(jì)的表面任務(wù)是要好看，根本任務(wù)則要幫助展出者達(dá)到展覽目的。展臺(tái)要能反映出展出者的形象，能吸引參觀(guān)者的注意力，能提供工作的功能環(huán)境。因此，展臺(tái)設(shè)計(jì)在注重視覺(jué)沖擊力的同時(shí)，還要注意以下幾點(diǎn)：展覽會(huì)不是設(shè)計(jì)大賽，展臺(tái)設(shè)計(jì)要與整體的貿(mào)易氣氛相協(xié)調(diào)；展臺(tái)設(shè)計(jì)是為了襯托展品，不可喧賓奪主，讓綠葉淹沒(méi)了紅花；展臺(tái)設(shè)計(jì)要考慮參展者的公眾形象，不可過(guò)于標(biāo)新立異；展臺(tái)設(shè)計(jì)時(shí)不要忽略展示、會(huì)談、咨詢(xún)、休息等展臺(tái)的基本功能。展臺(tái)要素的配套使用還應(yīng)有助于增強(qiáng)工作人員談話(huà)內(nèi)容的說(shuō)服力，使顧客的瞬間好感在有限的時(shí)空內(nèi)能夠反復(fù)得到證實(shí)和加強(qiáng)，為展覽會(huì)后的聯(lián)系打下基礎(chǔ)。
展臺(tái)設(shè)計(jì)還要考慮到與展覽會(huì)期間企業(yè)計(jì)劃舉辦的其它活動(dòng)配套。越來(lái)越多的大企業(yè)把展覽會(huì)當(dāng)成了進(jìn)行題公關(guān)活動(dòng)的好場(chǎng)所，除了展覽本身以外，他們還在展覽會(huì)期間同時(shí)舉行各種各樣的會(huì)議、研討會(huì)、表演或招待會(huì)等活動(dòng)，因?yàn)檎褂[會(huì)期間觀(guān)眾量大而且集中，這些活動(dòng)與展覽同時(shí)舉行，影響大又節(jié)約開(kāi)支。這在另一方面對(duì)展臺(tái)搭建提出了新的要求。歸根結(jié)底，企業(yè)對(duì)參展的態(tài)度還取決于經(jīng)濟(jì)上是否劃算。因此在保證效果的同時(shí)，還要算好經(jīng)濟(jì)賬，盡可能使用新型的、可重利用的展臺(tái)材料，認(rèn)真研究設(shè)計(jì)方案，減少不必要的開(kāi)支。一言以蔽之，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，當(dāng)然少花錢(qián)多辦事。但是這是說(shuō)起來(lái)容易，做起來(lái)難的事情。它需要展臺(tái)設(shè)計(jì)和搭建人員更加具有想象力、創(chuàng)造性和靈活性。
4．客戶(hù)邀請(qǐng)展覽會(huì)上若能顧客盈門(mén)當(dāng)然求之不得，但有時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)門(mén)庭冷落的情況。這就要求參觀(guān)者不應(yīng)被動(dòng)地等客戶(hù)到來(lái)，要有意識(shí)地邀請(qǐng)客戶(hù)來(lái)。可采取直接發(fā)函、登門(mén)拜訪(fǎng)、通過(guò)媒體做廣告、現(xiàn)場(chǎng)宣傳、派發(fā)資料等手段，邀請(qǐng)和吸引客戶(hù)。總之，要未雨綢繆，把工作做在前面。企業(yè)參加展覽會(huì)時(shí)如果按照以上步驟甄別、選擇和籌備的話(huà)，會(huì)收到事半功倍的效果。
5．人員配備人是展覽工作的要素，也是展覽成功與否的關(guān)鍵所在。展臺(tái)的人員配備可以從四個(gè)方面加以考慮：
第一，根據(jù)展覽性質(zhì)選派合適類(lèi)型或相關(guān)部門(mén)的人員；
第二，根據(jù)工作量的大小決定人員數(shù)量；
第三，注重人員的基本素質(zhì)，如相貌、聲音、性格、自覺(jué)性，能動(dòng)性等；
第四，加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)，如專(zhuān)業(yè)知識(shí)、產(chǎn)品性能、演示方法等等。
展臺(tái)人員要結(jié)合參展商品的特點(diǎn)，靈活應(yīng)付：如果是大眾消費(fèi)品應(yīng)著力樹(shù)立品牌形象，在消費(fèi)者中形成親和力；如系新產(chǎn)品，須大力宣傳其與眾不同之處；產(chǎn)品如具獨(dú)創(chuàng)性，則應(yīng)強(qiáng)調(diào)其技術(shù)上的突破性。
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